Ein Turnier zu organisieren erfordert eine Menge Arbeit. Schließlich müssen Einladungen versendet, das Rahmenprogramm festgelegt und viele weitere Punkte beachtet werden. Wir verraten Ihnen, wie Ihnen die Vorbereitung eines Fußballturniers gelingt!
Vier bis sechs Monate vor dem Turnier
- Verantwortliche festlegen
Um gleich zu Beginn jemanden in seinem Team zu wissen, der die Aufgaben im Blick hat, gilt es, einen Verantwortlichen, den sogenannten Turnierkoordinator, festzulegen. Dieser kümmert sich um den Hauptteil der Aufgaben, wie zum Beispiel die Erstellung von Einladungen und die Organisation von Betreuern, Helfern und Sanitätern.
- Termin sowie Ort der Austragung bestimmen
Als nächster Schritt folgt dann die Festlegung eines Datums, an dem das Turnier stattfinden soll. Fällt das Turnier auf einen Feiertag? Könnte es passieren, dass aufgrund von Ferienzeiten nicht genügend Zuschauer die Besucherränge füllen und je nach Alter der Spieler, sogar Spieler nicht am Spiel teilnehmen können? Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken – auch darüber, wo das Spiel stattfinden soll.
- Erstellung eines Spielplans und eines Programmentwurfs
Der Ablauf des Spiels will wohl durchdacht sein. Deshalb ist die Erstellung eines Spielplans wichtig. Überlegen Sie zudem, ob Pausen eingelegt und in der Zwischenzeit für Unterhaltung gesorgt werden soll.
- Beginn der Öffentlichkeitsarbeit
Wenn die ersten Steps der Organisierung eines Fußballturniers abgeharkt sind, heißt es: Kräftig die Werbetrommel rühren! Dazu werden Pressemeldungen verschickt, Plakate entworfen und Druckereien kontaktiert.
Zwei bis drei Monate vor dem Turnier
- Halle mieten und Informationen zur Verpflegung einholen
Damit während des Spiels auch für das leibliche Wohl der Gäste und der Spieler gesorgt ist, sorgen Sie für Verpflegung und fordern Sie bei Bedarf vereinsinterne Unterstützung an. Diese kann bei der Ausgabe von Getränken und Snacks behilflich sein.
- Preise und Pokale organisieren
Damit die Gewinner des Turniers am Ende des Spiels nicht mit leeren Händen dastehen, bestellen Sie frühzeitig gravierten Pokale und andere (Trost-) Preise. Gerade, wenn das Turnier für Kinder und Jugendliche ist, sollten Sie diesen Punkt nicht unterbewerten.
Nach dem Turnier
- Auswertung des Turniers und Siegerehrung
Geschafft! Die Mannschaften haben ihr Bestes gegeben – nun folgt die Auswertung des Turniers! Stehen die Platzierungen fest, werden die Pokale und anderen Preise an die jeweiligen Mannschaften verliehen.
- Abrechnung der Auslagen für die Organisation
Um zu erfahren, ob sich das Turnier gerechnet hat, folgt jetzt noch die Abrechnung der Auslagen. Hier werden die Kosten für Porto, Telefonkosten und weitere Posten addiert und mit den Einnahmen gegengerechnet. Im Abschlussbericht der Finanzen werden die Einnahmen sowie die Ausgaben aufgelistet.
- Abschlussbericht an die Presse senden und Nachbericht
Damit die Presse über den Ausgang des Turniers informiert ist und das Ergebnis an die Öffentlichkeit weitergeben kann, darf der Abschlussbericht an die Presse nicht fehlen.
Zu guter Letzt folgt dann noch eine Nachbesprechung innerhalb des Vereins. War der Ablauf der Planung und des Turniers zufriedenstellend? Wie war die Resonanz der Öffentlichkeit? Sammeln Sie diese und weitere Informationen. Sie helfen, nachfolgende Spiele zu optimieren.
Bildquelle: Pixabay, 1350720, flooy
